Vuoden aloitus

Opiskelijakuntatoiminnan oppaan toisessa osassa käydään läpi uuden hallituskauden aloitusta järjestäytymiskokouksesta ja perinnön siirrosta ryhmäytymiseen. Osion luettuasi sinulle on selvempää, miten vuosi saadaan hallituksessa käyntiin.

Järjestäytymiskokous

Aivan hallituskauden alussa on järjestettävä järjestäytymiskokous, jossa nimensä mukaisesti hallitus järjestäytyy. Se on hyvä pitää mahdollisimman pian vallanvaihdon jälkeen, ja siihen osallistuu usein sekä väistyvä että uusi hallitus.

Järjestäytymiskokous on yleensä pitkähkö kokous, jossa hallituslaiset saavat mahdollisesti ensimmäisen kosketuksensa kokouskäytäntöihin ja hallitustyöskentelyyn. Alla olemme listanneet joitain asioita, joita on hyvä (ja usein jopa pakko) hoitaa järjestäytymiskokouksessa:

Vastuualueiden jakaminen

Järjestäytymiskokouksessa jaetaan puheenjohtajiston ulkopuolisille hallituksen jäsenille omat vastuualueet. Puheenjohtajisto valitaan usein jo opiskelijakunnan yleiskokouksessa. Vastuualueet voivat vaihdella koulun ja opiskelijakunnan tarpeiden mukaan, mutta ainakin seuraavia vastuualueita on hyvä olla: 

• Puheenjohtaja
  • johtaa toimintaa
  • edustaa opiskelijakuntaa
  • kutsuu kokoukset koolle ja johtaa puhetta
  • tukee hallituslaisten työtä: kehuu, kiittää, kannustaa, antaa palautetta
  • huolehtii, että toiminta on asiallista ja tarkoituksenmukaista eikä esim. rahaa käytetä tuhlaillen
  • toimii opiskelijakunnan nimenkirjoittajana, jos opiskelijakunta on rekisteröitynyt viralliseksi yhdistykseksi
  • pitää narut käsissään: valvoo, että hommat tulevat hoidetuiksi

• Varapuheenjohtaja
  • johtaa toimintaa puheenjohtajan kanssa
  • puheenjohtaa kokouksia, mikäli puheenjohtaja on estynyt

Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja muodostavat yhdessä puheenjohtajiston, joka voi tarkemmin sopia keskinäisestä työnjaostaan – yleensä vastuujako on suhteellisen vapaamuotoinen, ja puheenjohtaja on varapuheenjohtajan kanssa aisapari.

Muita hallituksen toiminnan kannalta hyödyllisiä vastuualueita:

• Sihteeri
  • laatii yhdessä puheenjohtajiston kanssa hallituksen kokousten esityslistat
  • toimii hallituksen kokouksissa sihteerinä ja kirjoittaa niistä pöytäkirjat
  • huolehtii pöytäkirjojen ja muiden tärkeiden paperien arkistoinnista
  • seuraa opiskelijakunnan postilaatikkoa ja välittää postit asianomaisille henkilöille
• Taloudenhoitaja
  • hallinnoi opiskelijakunnan pankkitiliä ja mahdollista käteiskassaa
  • maksaa kulukorvauksia opiskelijakunnan tililtä 
  • valvoo opiskelijakunnan rahankäyttöä 
  • huolehtii kirjanpidosta

• Viestintävastaava
  • koordinoi opiskelijakunnan sosiaalisia medioita, kuten Instagram tai Snapchat
  • hoitaa tiedotusta opiskelijakunnan hallituksen toiminnasta
  • on vastuussa opiskelijakunnan hallituksen sisäisestä viestinnästä puheenjohtajiston kanssa
• Tapahtumavastaava
  • toteuttaa hallituksen hyväksynnän jälkeen erilaisia tapahtumia ja tempauksia
  • johtaa tapahtumien suunnittelua, joskus työryhmän vetäjänä
  • vastaa tapahtumien ja tempausten aikana käytännön järjestelyistä ja muista juoksevista töistä

Näiden lisäksi hallituksessa voi olla muitakin vastuualueita opiskelijakuntien oman tarpeen mukaan – esimerkiksi edunvalvontavastaava, Lukiolaisten liitto-vastaava, kahvikonevastaava ja niin edespäin. 

Verkkopankkitunnusten vaihto

Vuoden lopussa tai seuraavan kauden alussa on tärkeää siirtää opiskelijakunnan tilin käyttöoikeudet seuraavan hallituksen toimijoille. Mikäli pankkitili on opiskelijakunnan nimissä, onnistuu käyttöoikeuksien siirto tekemällä päätös opiskelijakunnan hallituksen kokouksessa seuraavanlaisesti:

“Päätetään poistaa tilinkäyttöoikeudet Hämärän lukion opiskelijakunnan tililtä (FIXX XXXX XXXX XXXX XX) kaikilta, joilla ne ovat aiemmin olleet. Päätetään myöntää laajat tilinkäyttöoikeudet opiskelijakunnan puheenjohtajalle Matti Meikäläiselle (Henkilötunnus) ja taloudenhoitajalle Maija Meikäläiselle (Henkilötunnus) Hämärän lukion opiskelijakunnan tilille.”

Jos pankkitili on jonkin lukion entisen opiskelijan tai opettajan nimissä, on se hyvä siirtää nykyiselle opiskelijakuntatoimijalle tai pyrkiä samaan opiskelijakunnalle oma pankkitili. Tämän toteutus riippuu paljon pankista, jota opiskelijakunta käyttää. Kannattaakin olla yhteydessä omaan pankkiin ja selvittää mitä mahdollisuuksia opiskelijakunnallanne on.

Hallitustyöskentelyn aloittaminen

Kun uusi hallitus on aloittanut toimintansa on varsinkin suuremmissa lukiossa hyvä käydä puheenjohtajan tai vaikka koko hallituksen esittäytymässä rehtorille ja opettajakunnalle. Myös opiskelijoille esittäytymistä on hyvä harkita, jotta on tiedossa, kenen puoleen kääntyä jos kehityskohteita tai epäkohtia ilmenee. 

Vuoden alussa on myös hyvä kokoontua yhdessä hallituksen kanssa pohtimaan yhteisiä tavoitteita vuodelle, sekä miettimään millaisia asioita hallitus haluaa edistää ja tehdä vuoden alussa. Näin hallitustyöskentelyn aloittaminen on helpompaa ja hallituksen jäsenet saavat konkreettista tehtävää kauden alkuun.

Perinnönsiirto

Kun uusi hallitus on valittu, kannattaa sopia jonkinlainen vaihtoiltapäivä tai jopa -viikonloppu, jonka aikana vanha hallitus jakaa keskeiset tiedot hallituksessa toimimisesta. Samalla myös uusilla hallituslaisilla on mahdollisuus kysyä heitä mietityttävistä asioista. Kun järjestäytymiskokous on pidetty, vanhat toimijat voivat perehdyttää uudet vastaavat omiin tehtäviinsä. Perehdytysvelvollisuuden tärkeyttä on hyvä painottaa jo hallituskauden aikana – se on kriittinen osa uuden hallituksen kykyä toimia opiskelijoiden hyväksi heti vuoden alusta.

Ryhmäytyminen

Opiskelijakunnan hallitukseen hyvin todennäköisesti päätyy ihmisiä, jotka eivät tunne toisiaan etukäteen – tarvitaan siis ryhmäytymistä. Hyvin ryhmäytynyt hallitus myös toimii tehokkaammin, joten ryhmäytymiseen on hyvä varata aikaa heti hallituskauden alusta. Keinoja on monia, mutta tärkeintä on yhdessä ajan viettäminen ja tutustuminen. Ryhmäytyminen on lähtökohtaisesti ryhmän johtajan, eli tässä tapauksessa hallituksen puheenjohtajiston, vastuulla.