Perustoiminta kuntoon

Opiskelijakuntatoiminnan oppaan kolmannessa osassa käydään läpi hallituksen perustoimintaa. Luettuasi tämän osion sinulla on tarvittavat tiedot siitä, miten hallitus normaalisti työskentelee ja miten esimerkiksi kokouksissa olisi hyvä toimia. 

Kokoustaminen

Hallituksen toiminnassa tärkeänä osana ovat myös kokoukset. Näihin kokouksiin liittyy erilaisia käytänteitä ja toimintatapoja, joiden hallitseminen tehostaa toimintaa. 

Esityslistat ja pöytäkirjat

Esityslistat ja pöytäkirjat ovat kokousten tärkeimmät asiakirjat, joihin koko kokous pohjaa. Esityslista määrittelee kokouksessa käsiteltävät asiat sekä niihin tehdyt mahdolliset päätösesitykset. Esityslista on hyvä laatia ajoissa ennen kokousta ja lähettää hallituksen jäsenille, jotta he voivat tutustua kokouksessa käsiteltäviin asioihin.Pöytäkirjaan puolestaan kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset sekä päätöksen tekijät. Pöytäkirjan pohjana toimii esityslista, mutta siihen täydennetään kokouksessa käyty keskustelu ja tehdyt päätökset. Pöytäkirjan kirjoittamisesta vastaa sihteeri.

Mallit esityslistasta ja pöytäkirjasta löytyvät liitteistä.

Puheenvuorojen jakaminen, pöytäkirjojen ja esityslistojen laatiminen, viralliset paikalla olevien toteamiset ja muut kokouskäytäntöihin liittyvät seikat voivat vaikuttaa kuivilta ja/tai pönötykseltä, mutta ne auttavat kokouksien sujuvoittamisessa ja hallituksen toiminnasta tiedottamisessa sen ulkopuolelle. Hyvä hallinto kokousten suhteen on tärkeää myös erimielisyyksien ja epäkohtien tapauksessa – jos sovitut asiat on kirjattu ylös, eivät ne jää tulkinnanvaraisiksi tai yksittäisten hallituslaisten muistien varaan. Hallinnonpito ehkäisee myös väärinkäytöksiä. Kaikesta tästä huolimatta ei kokoustamisesta kannata tehdä liian vakavaa – hallituslaiset varmasti löytävät myös vitsailun paikkoja kaiken virallisuuden ohessa.

Lisätietoa kokoustamisesta ja kokouskäytännöistä löytää paljon internetin ihmeellisestä maailmasta, mutta yksi laadukas lähde tiedon etsimiselle on KSL-opintokeskuksen Yhdistystoiminnan avaimet -julkaisu.

Taloudenpito

Koko opiskelijakunnan hallituksen toiminnan kannalta on äärimmäisen tärkeää, että taloudenhoito ja rahaliikenne ovat kunnossa. Taloudenpito vaatii suurta tarkkuutta ja jatkuvaa huolellisuutta, jotta ikäviltä tilanteilta voidaan välttyä. Hyvä nyrkkisääntö on, että aina jotain ostettaessa, pitää ostotapahtumasta löytyä tosite eli useimmiten kuitti. 

Hallituksen varoja käytettäessä pitää muistaa, että kyseessä ovat lukion kaikkia opiskelijoita varten olevat varat, joista opiskelijakunnan hallitus vastaa. Koska kyseessä olevat varat eivät ole käytännössä kenenkään omia, pitää kaikesta rahaliikenteestä olla tositteet. Tositteiden avulla pystyy esimerkiksi todentamaan tehdyt hankinnat muille hallituslaisille sekä hakemaan opiskelijakunnan hallitukselta korvauksia, jos hankinnat on tehty omilla rahoilla. Ilman tositteita tämä ei ole mahdollista, sillä kukaan ei pysty varmentamaan, mihin rahoja on oikeasti käytetty. 

Jotta taloudenpito on mahdollisimman yksinkertaista ja jokainen hallituksesta tietää mitä tapahtuu, kannattaa joka kokouksessa varata esityslistasta oma kohtansa talousasioille. Kaikista hallituksen taloudellisista päätöksistä (eli niistä mihin rahaa on käytetty), pitää löytyä merkintä kokouksen pöytäkirjasta. Tämä tarkoittaa sitä, että talousasioissa opiskelijakunnan hallituksen pitää hyväksyä tehtävät hankinnat. Kukaan ei voi siis yksin alkaa sooloilemaan ja päättämään mihin rahaa käytetään. Joillakin hallituksilla on käytössä erillinen talousjohtosääntö, joka määrittää hallituksen jäsenille tietyn määrän omaa taloudellista päätäntävaltaa. Vaikka omaa taloudellista päätäntävaltaa olisi, ei sen turvin tehtyjen hankintojen käsittelyä kokouksessa voi sivuuttaa. Omalla taloudellisella päätäntävallalla tehdyistä hankinnoista jokainen vastaa yksityishenkilönä, kunnes hallitus on hyväksynyt tehdyt hankinnat. 

Taloudenpidon avuksi kannattaa miettiä erilaisia kirjanpitomenetelmiä, jotta kaikilla olisi selko siitä, mihin varoja käytetään. Kannattaa miettiä, voisiko hallitus käyttää esimerkiksi paperista kirjanpitokansiota, johon kaikki tulot ja menot merkitään asianmukaisten tositteiden kanssa tai vaihtoehtoisesti yksinkertaista sheets/excel-taulukkoa. Vaikka hallitus käyttäisi sähköistä tai paperista kirjanpitomenettelyä, täytyy paperiset tositteet silti säästää johonkin tai vaihtoehtoisesti skannata tai kuvata ne sähköiseen tallennuspalveluun. Pääasia on, että kaikki kirjanpitoon merkityt menot on todistettavissa tositteiden avulla.

Selkeän kirjanpidon avulla voi varmistaa ettei ongelmatilanteita pääse syntymään, sillä kaikista tuloista ja menoista löytyy merkintä. Ajantasaisen kirjanpidon avulla on myös helppo seurata opiskelijakunnan hallituksen taloudellista tilannetta ja arvioida mahdollisia tulevia kuluja. Liitteistä löytyy malli taloudenseurantataulukkoa varten.

Kaikessa taloudenpidossa pitää muistaa, että sen tulee olla mahdollisimman läpinäkyvää, jottei väärinkäyttöepäilyksiä pääse syntymään. Tämä tarkoittaa sitä, että talousasiat käsitellään vuosittain opiskelijakunnan yleiskokouksessa niin, että jokaisella lukion opiskelijalla on mahdollisuus nähdä vuotuinen tilinpäätös ja talousarvio. Näin ollen jokaisella opiskelijalla on mahdollisuus kommentoida, kysyä ja pyytää selvitystä siitä, mihin rahoja on käytetty. Kun opiskelijakunnan hallituksen kokouksissa tehdyistä taloudellisista päätöksistä löytyy pöytäkirjasta merkintä, kannattaa läpinäkyvyyden lisäämiseksi asettaa pöytäkirja kaikkien opiskelijoiden nähtäville, jolloin kaikilla on taas mahdollisuus tutustua myös talousasioihin.

Ennen yleiskokousta tulee opiskelijakunnan hallituksen tehdä tilinpäätös. Tilinpäätökseen tulee merkitä kaikki edellisen vuoden tulot ja menot erittelyineen. Tilinpäätöksestä pitää käydä ilmi mihin rahaa on käytetty ja paljonko sitä on tullut. Malli tilinpäätökseen löytyy liitteistä.

Vaikutusmahdollisuudet

Opiskelijoilla on lukiossa monenlaisia vaikutusmahdollisuuksia. Tyypillisimpiä näistä ovat opettajainkokoukset ja erilaiset lausuntopyynnöt, joita opiskelijakunnalle saattaa tulla. Kun opiskelijakunnalle tarjotaan vaikuttamismahdollisuutta, kannattaa siihen aina tarttua, sillä näin varmistetaan että opiskelijoiden ääni kuullaan. Lisäksi kun opiskelijakunta hyödyntää heille tarjottuja vaikuttamismahdollisuuksia, voi näitä vaikuttamisen paikkoja tarjoutua entistä enemmän. Pohjimmiltaan opiskelijakunnan vaikutusmahdollisuus pohjaa lukiolakiin, joka määrittää, että opiskelijoita on kuultava heitä koskevissa päätöksissä.

Opiskelijakunta voi viedä opiskelijoiden ääntä eteenpäin monenlaisissa asioissa. Tällaisia ovat esimerkiksi lukion järjestyssäännöt, loma-ajat, kurssitarjottimen sisältö, tuntikiertokaavio, lukion paikallinen opetussuunnitelma, kouluruokailu, yhteisten tilojen käyttö ja kalustus, opiskelijaedustukset erilaisissa ryhmissä, koeviikon järjestelyt sekä poissaolokäytännöt. 

Laajemmin opiskelijakunnan edunvalvonnasta pääset lukemaan oppaan kohdasta 4. 

Viestintä

Hyvän opiskelijakunnan hallituksen toiminta on läpinäkyvää, ja esimerkiksi tapahtumien järjestämisen kannalta erilainen viestintä on kriittistä. Viestintää voidaan toteuttaa esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, opiskelijakunnan ilmoitustaululla tai keskusradion kautta.

Sosiaalisen median kanavissa voi opiskelijakunnalla olla esimerkiksi oma Instagram-tili tai Facebook-sivu tai -ryhmä, jolla tavoitetaan opiskelijoita helposti myös vapaa-ajalla. Sosiaalisen median kanavia on hyvä markkinoida erityisesti uusille opiskelijoille, jotta he alkavat seuraamaan kanavia. Hyvä tapa kannustaa opiskelijoita seuraamaan tiliä on esimerkiksi järjestää arvonta kaikkien lukuvuoden alussa tiliä seuranneiden kesken.

Opiskelijakunnan ilmoitustaulu on kätevä paikka tiedottaa ns. virallisemmista asioista, kuten hallituksen kokouksista. Ilmoitustaululle voi viedä myös esimerkiksi kokousten pöytäkirjat. Opiskelijakunnan säännöt saattavat velvoittaa opiskelijakuntaa julkaisemaan yleiskokouksen kutsun opiskelijakunnan ilmoitustaululla.

Koulun keskusradio on hyvä tapa tavoittaa kaikki lukion opiskelijat. Näin ollen se on kätevä tapa markkinoida esimerkiksi opiskelijakunnan tapahtumia tai yleiskokousta. Keskusradio toimii hyvin myös aamunavausten pitämiseen. Keskusradiota käytettäessä on tärkeää pyytää lupa koulun johdolta.