Hallituskauden lopulla

Hallituskauden lähestyessä loppuaan opiskelijakunnan tulee varmistaa, että vallanvaihdos tapahtuu luontevasti ja toiminnan laatu säilyy tasaisena myös uuden hallituksen toimikaudella. On tärkeää saada seuraavallekin vuodelle hallitus, jolla on käytössään rahaa ja tarvittavat tiedot ja taidot hallitustoiminnan toteuttamiseen. Tämän lisäksi on tärkeää arkistoida oman vuoden materiaalit (esityslistat, pöytäkirjat ja muut asiakirjat jne.) huolellisesti. 

Useimmilla opiskelijakunnilla vallanvaihto on edessä syksyllä lukuvuoden alkamisen jälkeen – osalla aiemmin, osalla myöhemmin syyslukukautta. Jo ennen kesälomalle lähtöä on hyvä suunnitella edessä olevan syksyn aikataulua, jotta kesän jälkeen on helppo jatkaa toimintaa. Tämän lisäksi on hyvä aloittaa seuraavaa hallituskautta ohjaavien asiakirjojen suunnittelu, jotta ne voidaan hyväksyä syksyllä tai talvella järjestettävässä yleiskokouksessa. Näihin ohjaaviin asiakirjoihin kuuluu useimman opiskelijakunnan hallituksen tapauksessa talousarvio ja toimintasuunnitelma – löydät niistä lisätietoa tästä oppaan osiosta. Asiakirjojen työstäminen kannattaa aloittaa ajoissa, jotta suurin osa urakasta on hoidettu ennen loman alkua, eikä asioiden hoitaminen jää viime tippaan.

Hyvissä ajoin ennen yleiskokousta tulee myös varmistaa, että kaikki vallanvaihdon sujuvuutta helpottavat asiat on hoidettu ajoissa ja kunnolla. Myös yleiskokouksen järjestelyt tulee aloittaa ajoissa, jotta kokouksesta tulee sujuva ja toimiva. Näihin kaikkiin teemoihin pureudutaan tässä oppaan osassa.

Rekrytointi

Jotta hallitustyön olisi ylipäätään mahdollista jatkua seuraavalle vuodelle, tulee väistyvän hallituksen tilalle valita uusi hallitus. Uuden hallituksen kokoaminen ja opiskelijoiden motivointi hallitukseen on joissain lukioissa helppoa ja toisaalla taas vuoden haastavin tehtävä. 

Pääideana on rohkaista opiskelijoita asettumaan ehdolle, jotta ehdokkaita hallitukseen olisi mahdollisimman paljon. Näin vahvistetaan lukiodemokratiaa ja lisätään opiskelijoiden osallisuutta heitä koskevissa asioissa: mitä enemmän vaaleissa on ehdokkaita, sitä enemmän yksittäisellä opiskelijalla on äänestysvaihtoehtoja, ja samalla myös enemmän mahdollisuuksia valita juuri hänen näkemyksiään edustava ehdokas hallitukseen. Samalla laaja ehdokasjoukko on usein myös moninaisempi. Tällä saavutetaan helpommin edustuksellisen demokratian periaatteita noudattaen koko opiskelijakuntaa edustava hallitus.

Keinoja markkinoida hallitukseen hakemista:

• kiertämällä ryhmissä
• juttelemalla potentiaalisille tyypeille muilta vuosikursseilta
• pitämällä aamunavauksia

Kerro hyvistä puolista ja siitä, mihin kaikkeen on mahdollista vaikuttaa!

Perinnönsiirto

Vuoden lopulla on myös hyvä alkaa valmistautua seuraavien toimijoiden tulemiseen sekä toiminnan siirtämiseen heidän käsiinsä. Tätä varten on hyvä miettiä perinnönsiirtoa. Sen ideana on siirtää kaikki opiskelijakunnan toiminnan kannalta oleelliset tiedot ja taidot seuraavalla polvelle. Lisäksi myös vuoden aikana huomatuista kehityskohdista ja asioista, joihin ei ehditty koskea, on hyvä kertoa seuraaville toimijoille.

Perinnönsiirtoa voi toteuttaa niin monella tavalla kuin lukioita on, mutta hyviä käytänteitä ovat vanhan ja uuden hallituksen yhteiset tapaamiset sekä perinnönsiirtomuistion laatiminen. Perinnönsiirtomuistioon kirjataan perinnönsiirron kannalta kaikki olennainen opiskelijakunnan hallituksen toiminnan osalta sekä toiminnan kehityskohdat, jotta seuraavalla hallituksella on jotain mihin palata kun he aloittavat toiminnan.

Yleiskokous

Yleiskokouksen järjestäminen on konkreettinen asia, joka kauden lopulla tulee tehdä. Sen järjestäminen vaatii jonkin verran aikaa, joten on tärkeää aloittaa valmistelut ajoissa, jotta kokous sujuu hyvin.

Yleiskokouksen asiakirjat

Kaikkiin asiakirjoihin löytyy mallipohja oppaan osiosta “Liitteet”.

Esityslista ja pöytäkirja

Samalla tavalla kuin hallituksen kokouksista myös yleiskokoukselle on tärkeää tehdä esityslista sekä kokouksen aikana pitää pöytäkirjaa. Näiden avulla pystytään varmistamaan kokouksen sujuvuus sekä se, että yleiskokouksen päätökset ovat vahvistettavissa. Mallit esityslistalle sekä pöytäkirjalle löytyvät oppaan liiteistä. Esityslistan pohjalta kokouksen puheenjohtajalle voi tehdä myös kokouksen käsikirjoituksen, jonka avulla kokouksen johtaminen on helpompaa, tähänkin malli löytyy liitteistä.

Toimintakertomus ja tilinpäätös

Vuoden lähestyessä loppuaan hallituksen hallinnonpitoon osallistuneiden (yleensä sihteeri, taloudenhoitaja, varapuheenjohtaja ja puheenjohtaja) on hyvä sopia yhteinen hetki sille, että kuluneen vuoden toteutuneet tulot ja menot – jotka toivottavasti on kirjattu ylös – saadaan kirjattua ylös tilinpäätöksen tekemistä varten. Tilinpäätös kertoo siis mihin opiskelijakunnan rahoja toimintakaudella on käytetty. Tilinpäätös koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta.

Tuloslaskelmassa esitetään tilikauden tuotot ja kulut – eli se, mistä rahaa on tullut ja mihin sitä on mennyt. Sen tekeminen on yksinkertaista, kun tuloslaskelma on tehty opiskelijakunnan tilikirjan tulo- ja menotilien mukaisesti. Vuoden ajalta tarvitsee vain laskea kunkin meno- ja tulotilin kohdat yhteen ja merkitä summat tuloslaskelmaan vastaaville kohdille. Tilikauden tulokseksi muodostuu tuottojen ja kulujen summa. Jos tulos jää plussalle, kutsutaan sitä ylijäämäksi. Jos taas miinukselle, sitä kutsutaan alijäämäksi. 

Taseen tarkoitus on kuvata opiskelijakunnan taloudellinen tilanne tilikauden päättymispäivänä. Se kertoo, missä rahaa pyörii. Koska opiskelijakunta ei usein ole oikeushenkilö, sillä ei varsinaisesti voi olla kiinteää omaisuutta. Sen takia tasekin on melko yksinkertainen.

Siihen merkitään:

• Tilikaudelle päivätyt laskut, joita ei ole vielä maksettu opiskelijakunnalle (esimerkiksi tapahtuma- ja osallistumiskulut opiskelijoilta) siirtosaamisiksi.
• Tilikaudelle päivätyt laskut, joita opiskelijakunta ei ole vielä maksanut (esimerkiksi kahviautomaatin täyttölasku) siirtoveloiksi.
• Opiskelijakunnan rahatilanne tilikauden päätöspäivänä (eli pankkitilin saldo, jonka pitää täsmätä kirjanpitoon).

Taseessa vastaavaa-puoli tarkoittaa opiskelijakunnan omaisuutta, kun taas vastattavaa-puolella viitataan sen velkoihin.

Toimintakertomus puolestaan kertoo mitä edellisellä toimintakaudella on tehty. Toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen avulla opiskelijakunnan hallitus osoittaa opiskelijakunnalle, että se on toiminut heidän luottamuksensa mukaisesti ja seurannut edellisen yleiskokouksen hyväksymää toimintasuunnitelmaa

Tilinpäätös ja toimintakertomus hyväksytään yleensä yhdistyskäytännön mukaan opiskelijakunnan yleiskokouksessa. Pohjat kyseisille asiakirjoille löydät Liitteet-kansiosta.

Toimintasuunnitelma ja talousarvio

Opiskelijakunnalla on tärkeää olla toimintasuunnitelma, joka määrittelee mitä toimikauden aikana tehdään. Yleiskokouksessa hyväksyttävän toimintasuunnitelman tarkoitus on ohjata hallituksen toimintaa läpi vuoden. Tämän avulla jokainen opiskelijakunnan jäsen pääsee jättämään kädenjäljen opiskelijakunnan toimintaan. 

Talousarvio määrittelee miten opiskelijakunnan rahoja käytetään seuraavan vuoden aikana. Sillä onkin tärkeä rooli opiskelijakunnan toiminnan läpinäkyvyyden osalta. Talousarvion pohjana on hyvä käyttää edellisen vuoden tilinpäätöstä, huomioiden kuitenkin mahdolliset muutokset toiminnassa ja toimintasuunnitelman määrittelemät hankinnat. Talousarvion kannattaa tähdätä mahdollisimman lähelle nollatulosta.

On hyvä huomata, että toimintasuunnitelma ja talousarvio kulkevat käsi kädessä: opiskelijakunta ei voi päättää hankkia uutta biljardipöytää, jos sille ei löydy varausta talousarviosta. Toimintasuunnitelma ja talousarvio hyväksytään yhdistyskäytännön mukaan opiskelijakunnan yleiskokouksessa, mutta niitä voidaan käyttää myös vain ohjaavina asiakirjoina. Mallit näillekin löytyvät oppaan osasta liitteet.

Opiskelijakunnan säännöt

Opiskelijakunnan säännöt ovat kaiken toiminnan perusta. Niihin kirjataan opiskelijakunnan nimestä ja tarkoituksesta lähtien kaikki. Jos opiskelijakunnalla on voimassaolevat säännöt, niitä on syytä noudattaa. Jos niihin halutaan tehdä muutoksia, tapahtuu se sääntöjen määräämällä tavalla. Jos sääntöjä ei vielä ole, on sellaiset hyvä tehdä ja hyväksyä opiskelijakunnan yleiskokouksessa. Liitteistä löytyy malli opiskelijakunnan säännöille. Niihin on kuitenkin hyvä tehdä paikallisia muutoksia, jotta ne vastaavat lukionne tarpeisiin.

Säännöt on käsiteltävä opiskelijakunnan yleiskokouksessa, jotta ne saavat oikeutuksen. Mikäli opiskelijakuntanne ei järjestä yleiskokousta, on säännöt silti käsiteltävä ja hyväksyttävä jotain muuta kautta, esimerkiksi perusryhmissä.

Sääntöihin on hyvä merkitä ainakin seuraavat asiat:

• opiskelijakunnan tarkoitus ja tehtävä
• mitä toimintaa opiskelijakunta harjoittaa tehtävänsä edistämiseksi
• yleiskokouksen ajankohta ja käytänteet (miten se kutsutaan koolle, milloin kokous on laillinen ja päätösvaltainen, mitä siellä käsitellään ja ketkä siellä saavat ääntään käyttää)
• Hallituksen valintatapa, toimikausi ja tehtävät
• Miten sääntöjä voi muuttaa

Toiminnantarkastus

Yhdistyslaki vaatii, että rekisteröityneillä yhdistyksillä on toiminnantarkastaja, mikäli yhdistyksellä ei ole tilintarkastajaa. Useimmat opiskelijakunnat eivät kuitenkaan ole rekisteröityneitä yhdistyksiä, joten laki ei näitä velvoita. Joissain tilanteissa on silti hyvä tehdä toiminnantarkastus myös rekisteröimättömälle opiskelijakunnalle. Tällaisia tilanteita on esimerkiksi, jos opiskelijakunnan kautta kulkee merkittäviä rahasummia.

Toiminnantarkastaja tarkistaa opiskelijakunnan toiminnan hallituksen kokousten pöytäkirjojen, tilinpäätöksen ja tositteiden perusteella sekä laatii toiminnantarkastuskertomukset. Tästä ilmenee, onko toiminta ollut hyväksyttävää ja tarkoituksenmukaista vai onko opiskelijakunnalle aiheutunut vahinkoa tai onko yhdistyslakia tai opiskelijakunnan sääntöjä rikottu. Toiminnantarkastaja valitaan yleiskokouksessa toimikaudeksi kerrallaan ja hänen tulee olla toiminnasta riippumaton, eli ei hallituksen tai opiskelijakunnan jäsen. Esimerkki toiminnantarkastuskertomuksesta löytyy liitteistä.

Yleiskokouksen järjestelyt

1. Sopikaa aika yleiskokoukselle opiskelijakunnan hallituksen ja rehtorin kanssa. Pyrkikää sopimaan rehtorin kanssa suoraan, että yleiskokous voidaan järjestää kesken oppituntien – siihen osallistumisen kun pitäisi olla jokaisen opiskelijan oikeus.
2. Pyytäkää rehtoria tiedottamaan yleiskokouksesta ja sen ajasta opettajille.
3. Varatkaa riittävän iso tila – auditorio, sali tai ruokala – kokousta varten.
4. Päättäkää hallituksen kokouksessa kutsua yleiskokous koolle opiskelijakunnan sääntöjen määräämällä tavalla.
5. Laatikaa kokouksen asiakirjat valmiiksi, aloittaen kaikille tiedotettavasta yleiskokouskutsusta. Kutsua voi levittää Wilman, sosiaalisen median, keskusradion ja ilmoitustaulujen avulla. 
6. Tiedottakaa kokouksesta kaikin mahdollisin keinoin. Opiskelijoilla on oikeus saada esityslista ja kokousasiakirjat tutustuttavakseen jo ennen yleiskokousta: voitte jättää ne esimerkiksi ilmoitustaululle kaikkien nähtäville. Sääntöjen määräämien keinojen lisäksi kannattaa käyttää kaikkia muitakin tapoja, joita mieleen juolahtaa.
7. Hallitus valitaan yleiskokouksessa, joten kannustakaa ihmisiä ehdolle ja tehkää ehdolle asettuminen helpoksi. Kiertäkää kertomassa opiskelijakunnan toiminnasta esimerkiksi ryhmänohjaustuokioissa. Kertokaa myös mikä yleiskokous on ja miten siellä voi vaikuttaa. Kannattaa kontaktoida toiminnasta ja hakemisesta kiinnostuneita suoraan ja jutella heidän kanssaan opiskelijakuntatoiminnasta.
8. Ruoka tekee iloiseksi, joten varatkaa kokouspaikalle jotain syötävää ja kahvia/teetä. Pieni ele pitää monen kokousosallistujan tyytyväisenä sekä houkuttelee opiskelijoita osallistumaan kokoukseen.
9. Käykää etukäteen läpi kokouksen kulku ja sopikaa ketkä toimivat seuraavissa tehtävissä: 

• • Puheenjohtaja, usein esimerkiksi entinen opiskelijakunnan puheenjohtaja
  • Sihteeri
  • Pöytäkirjantarkastajat
  • Ääntenlaskijat
  • Henkilö, joka esittää ihmiset tehtäviin 
  • Asiakirjojen esittelijät

Ohjeistakaa ihmiset tehtäviinsä etukäteen, jolloin kaikki sujuu itse kokouksessa jouhevammin.

10. Hankkikaa kokousta varten koulun opiskelijalista esimerkiksi kansliasta. Silloin voitte helposti seurata, ketkä ovat paikalla kokouksen kuluessa.
11. Muistakaa hoitaa käytännön järjestelyt itse kokouspäivänä: 

• • Äänentoisto
  • Videotykki, tietokone ja mahdollisesti tarvittavat sähköjohdot 
  • Tiedostot ja asiakirjat OPKH:n sähköisessä materiaalikansiossa (esim. Google drive)
  • Vettä puheenjohtajalle
  • Tilan järjestely: tuolit ja pöydät
  • Kahvit, muut juomat ja syömiset, kupit ja lautaset
  • Vaaliuurna mahdollisia äänestyksiä varten sekä riittävä määrä valmiiksi leikattuja äänestyslippuja

Kokouskäytänteet

Yleiskokouksessa kokouskäytänteet ovat tärkeämpiä kuin hallituksen kokouksissa, sillä osallistujia on enemmän ja yhteiset säännöt siten tärkeämmät. Keskeistä on päättää yhteiset käytänteet ja tuoda ne kaikkien tietoon. Etukäteen on hyvä määritellä:

• Puheenvuorotyypit ja niiden enimmäispituudet
• Kokouksen äänestyskäytännöt: Yleistä on, että asiaäänestykset käydään käsiäänestyksellä ja kaikki henkilövalinnat suljettuina lippuäänestyksinä

Opiskelijakunnan hallituksen valinta

Koska moni lukio on suuri, tarvitaan opiskelijoita edustamaan opiskelijakunnan hallitus. Hallituksen valitseminen on opiskelijakunnan yleiskokouksen yhteydessä helppo ratkaisu, mikä luo kokouksesta myös mielenkiintoisemman. Lukion koosta riippuen kannattaa miettiä, millainen tapa valita hallitus on omalle lukiolle juuri se paras. 

Eri valintatapoja:

Kaikissa malleissa on esitetty sekä hyviä että huonoja puolia. Jokaiseen malliin  sisältyy yleiskokous.

Vaalein kaikista opiskelijoista

Opiskelijakunnan hallitukseen voi asettua ehdolle tiettyyn säännöissä ilmoitettuun päivämäärään asti, minkä jälkeen suoritetaan vaalit joko yleiskokouksessa tai yksittäisenä vaalipäivänä.

Plussat:

+ Malli on kaikista demokraattisin, sillä kuka tahansa voi asettua ehdolle ja äänestämällä osallistua hallituksen valintaan.

+ Järjestelmä on yksinkertainen ja sen perusrakenne on helppo ymmärtää.

Miinukset:

– Ongelmaksi saattaa muodostua jatkuvuus: jotkut vuosikurssit voivat jäädä aliedustetuiksi kokoonsa nähden. Mallia voi kuitenkin mukauttaa opiskelijakunnan säännöissä esimerkiksi siten, että jokaiselta vuosikurssilta on oltava vähintään yksi edustaja hallituksessa.

– Riviopiskelijan vaikutusmahdollisuudet rajoittuvat yleiskokoukseen.

Perusryhmistä vaalein

Valitaan opiskelijakunnan hallitus vaaleilla siten, että jokaisesta perusryhmästä (eli luokasta) on edustaja. Perusryhmä valitsee keskuudestaan yhden hallituksen jäsenen (ja hänelle henkilökohtaisen varajäsenen) ja hallituksen kokoonpano vahvistetaan yleiskokouksessa.

Plussat:

+ Jokainen vuosikurssi on tasaisesti edustettuna opiskelijakunnan hallituksessa.

+ Tiedon pitäisi kulkea jokaiseen perusryhmään henkilökohtaisen linkin kautta – ja toisin päin.

+ Järjestelmä on yksinkertainen ja ymmärrettävä riviopiskelijalle.

Miinukset:

– Jostakin ryhmästä ei löydy innokkaita luottamustoimen vastaanottajia, mutta jonkun on pakko ottaa tehtävä vastaan. Vastaavasti joissakin ryhmissä kykeneviä ja innokkaita osallistujia voisi olla useampi.

– Riviopiskelijan vaikutusmahdollisuudet rajoittuvat yleiskokoukseen.

– Edustaja ei välttämättä vaihdu ollenkaan koko perusryhmän lukioaikana.

Kuukausikokousmalli

Erityisesti suuremmissa lukioissa voi olla tarpeen alistaa hallitus tiukemmin opiskelijakunnan alaisuuteen, sillä 800 hengen lukiosta kymmenen hengen porukka on todella pieni osa. Mallissa hallitus valitaan yleiskokouksessa perinteisen mallin mukaan, mutta sen lisäksi jokaisesta perusryhmästä valitaan äänioikeutettu kuukausikokousedustaja ja hänen varaedustajansa lukuvuodeksi. Lisäksi jokaisella opiskelijakunnan edustajalla on puhe- ja läsnäolo-oikeus kuukausikokouksissa.

Kuukausikokouksia ei tarvitse olla kuukausittain, mutta keskeistä on niiden säännöllisyys. Kyseinen kokous tekee kaikki taloudelliset päätökset, jolloin opiskelijakunnan hallitukselle jää rooli toteuttaa opiskelijakunnan päätökset.

Hallitus kokoustaa keskenään käytännön asioiden sopimiseksi ja suunnittelemiseksi kuukausikokousten välillä, mutta koska kyseisissä kokouksissa ei tehdä taloudellisia päätöksiä, niistä ei tarvitse pitää kuin korkeintaan kokousmuistiota.

Plussat:

+ Kuka tahansa opiskelijakunnan edustaja voi tulla kuukausikokoukseen ja kertoa mielipiteensä yhteisistä asioista.

+ Suurempi osallistujajoukko säännöllisissä kokouksissa mahdollistaa työryhmien ja toimikuntien muodostamisen helposti.

Miinukset:

– Säännöllisten kokousten järjestäminen vaatii opiskelijakunnalta jatkuvaa aktiivista työtä ja voi osoittautua toisinaan raskaaksi.

– Kuukausikokousedustajien valinta voi olla vaikeaa, jos perusryhmästä ei löydy innokkaita edustajia. 

Vaaleissa äänestäminen

Riippumatta hallituksen valintatavasta usein tulee käydä jonkinlainen vaali. Täten tarvitaan tapa äänestää. Tärkeintä on huolehtia, että äänestys pysyy anonyymina sekä että jokainen opiskelija voi äänestää vain kerran. Vaalit voidaan järjestää perinteisesti paperilla, jolloin jokaiselle vaaleissa äänioikeutetulle annetaan vaalilipuke, johon hän merkitsee äänestyspäätöksensä. Toinen vaihtoehto on järjestää vaalit sähköisesti esimerkiksi Wilman avulla. Sähköisissä vaaleissa tulee pitää erityistä huolta siitä, että jokainen opiskelija voi äänestää vaalissa vain kerran.