Luottamushenkilörekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
2. Rekisteröidyt
3. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
4. Käsiteltävät/rekisteriin tallennettavat tiedot
5. Erityiset henkilötietoryhmät
6. Henkilötietojen säilytysaika
7. Säännönmukaiset tietolähteet
8. Rekisteröidyn oikeudet
9. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen
10. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle
11. Tietoturva
12. Tietosuojaselosteen päivittäminen
13. Ota yhteyttä!

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Yhdistys:
Suomen Lukiolaisten Liitto ry (myöhemmin tässä selosteessa “Liitto” tai “rekisterinpitäjä”)
Töölönkatu 35 B, 00260 Helsinki

Yhteyshenkilö:
Aleksi Airaksinen
Jäsenpalvelu- ja tapahtumasihteeri
aleksi.airaksinen@lukio.fi
044 051 9521

2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään sellaisten henkilöiden tietoja, jotka toimivat tai ovat toimineet Suomen Lukiolaisten Liiton luottamushenkilöinä esimerkiksi osana liittohallitusta, piiritoimikuntaa tai toimintajaosta. Rekisteri voi rajoitetun ajan sisältää myös sellaisten henkilöiden tietoja, jotka ovat hakeneet luottamushenkilön paikkaa, mutta eivät ole tulleet valituksi. Lisätietoja tietojen säilytysajoista on kohdassa 6. Henkilötietojen säilytysaika.

3. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään Liiton ja luottamushenkilön välisen yhteydenpidon ja siten luottamustoimen toteuttamisen mahdollistamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu siten rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Rekisteröidyn antaessa erillisen suostumuksensa rekisteriin voidaan tallentaa myös tietoja, jotka eivät ole välttämättömiä. Tietojen säilyttäminen voi tietyiltä osin perustua rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (lisätietoa kohdassa 6. Henkilötietojen säilytysajat).

4. Käsiteltävät/rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • Nimi
  • Yhteystiedot
  • Postiosoite, postitoimipaikka ja postinumero
  • Syntymäaika
  • Henkilötunnus
  • Tietoja henkilön jäsenyydestä Suomen Lukiolaisten Liitossa
    • Henkilön jäsenyys Liitossa
    • Henkilön jäsenyys Liiton piirijärjestössä
    • Vuosikurssi lukiossa
  • Ruokavalio
  • Tietoja luottamustoimeen hakemiseen liittyen
    • Työ- tai vapaaehtoiskokemus
    • Rekisteröidyn itsensä kertomat tiedot esimerkiksi motivaatiosta ja kiinnostuksenkohteista

5. Erityiset henkilötietoryhmät
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa tietoa ei suoranaisesti kerätä, mutta joistakin rekisteriin tallennettavista tiedoista voi käydä ilmi erityisiin henkilötietoryhmiin laskettavissa olevia tietoja. Tälläisiä tapauksia voivat olla:

  • Terveystiedot. Luottamushenkilöiltä kerätään tieto ruokavaliosta ja allergioista, jotta heille voitaisiin tarjota toivotunlaista ja turvallista ruokaa Liiton järjestämissä, luottamushenkilöille suunnatuissa tapahtumissa. Ruokavaliotiedoista voi olla pääteltävissä rekisteröidyn henkilökohtaiseen terveyteen liittyviä tietoja.
  • Uskonnollinen tausta. Ruokavaliosta voi välillisesti olla pääteltävissä henkilön uskonnollinen tausta. Tietoa uskonnollisesta taustasta ei kuitenkaan tallenneta sellaisenaan rekisteriin.

6. Henkilötietojen säilytysaika
Tieto luottamustoimissa toimineista henkilöistä on Liitolle arvokasta historiallista tietoa. Tämän vuoksi tieto liittohallituksen jäsenten nimistä arkistoidaan ja säilytetään toistaiseksi perustuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Liittohallituksen jäsenten yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite) säilytetään toistaiseksi yhteydenpidon vuoksi, ellei rekisteröity pyydä tietojensa poistamista. Jos henkilöä ei ole valittu luottamustoimeen, tiedot poistetaan, kun kyseisen luottamustoimen paikka on täytetty.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään. Rekisteri voi myös sisältää rekisterinpitäjän omia merkintöjä rekisteröidyistä.

8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus

  • Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Suomen Lukiolaisten Liiton käsittelemät henkilötiedot
  • Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • Vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun:
    • Tietojen käsittely perustuu suostumukseen
    • Tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa
    • Henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoituksia varten, joihin ne alunperin kerättiin
  • Saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseinen henkilö on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Suomen Lukiolaisten Liitolle, Liitto käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
  • Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi pyytämällä suoramarkkinoinnin lopettamista
  • Tehdä valitus valvontaviranomaiselle

9. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille rekisterinpitäjille vain siinä tapauksessa, että rekisteröity on henkilötietojensa antamisen yhteydessä tai jälkikäteen antanut siihen erillisen suostumuksen. Muulla rekisterinpitäjällä ei tässä yhteydessä tarkoiteta alihankkijaa, vaan tahoa, joka käyttää saamiaan henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Suomen Lukiolaisten Liitto voi käyttää henkilötietoja käsitteleviä alihankkijoita Liiton ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Luottamushenkilörekisterin henkilötietoja voivat käsitellä

  • Suomen Lukiolaisten Liiton käyttämä tilitoimisto
  • Posti Oy
  • Tekniset yhteistyökumppanit, kuten pilvipalvelun tarjoaja ja taloushallintopalveluiden tarjoajat

10. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle
Suomen Lukiolaisten Liitto on vastuussa siitä, että jos henkilötietoja käsitellään EU-/ETA-alueen ulkopuolella, tietojen siirto perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. Luottamushenkilörekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä pilvessä, joka on rekisteröity EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, mutta joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

11. Tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Lukiolaisten Liiton järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötietojen säilyttämistä paperilla vältetään. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

12. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa. Seloste on viimeksi päivitetty 19.9.2018.

13. Ota yhteyttä!
Jos tästä tietosuojaselosteesta tai muista tietosuoja-asioista herää kysymyksiä, vastaamme mielellämme! Yhteyshenkilönä tietosuoja-asioissa toimii jäsenpalvelu- ja tapahtumasihteeri Aleksi Airaksinen. Yhteydenotot tulee lähettää sähköpostilla osoitteeseen aleksi.airaksinen@lukio.fi tai kirjallisesti osoitteeseen:

Suomen Lukiolaisten Liitto
Aleksi Airaksinen
Töölönkatu 35 B
00260 Helsinki