Opiskelijakuntajäsenyyden jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Suomen Lukiolaisten Liiton opiskelijakuntajäsenyyden jäsenrekisteri.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä
Suomen Lukiolaisten Liitto ry (0934094–1)
Töölönkatu 35 B, 00260 Helsinki

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Ville Koivisto
Jäsenpalvelu- ja hallintosihteeri
ville.koivisto@lukio.fi
0442021300

3. Rekisteröidyt

Rekisteri sisältää rekisterinpitäjän opiskelijakuntajäseneksi liittyneiden ja jäsenyyttä hakeneiden henkilöiden tietoja.

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu Suomen Lukiolaisten Liiton lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa Suomen Lukiolaisten Liiton ja sen jäsenen välisen sopimuksen täytäntöönpanoon tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (lisätietoa viimeisimmästä kohdassa 7. Henkilötietojen säilytysaika).

Tietoja käytetään Liiton palvelujen tarjoamiseksi jäsenelle; näitä palveluja ovat esimerkiksi erilaiset uutiskirjeet, tapahtumat sekä jäsenyydellä saatavat edut.

5. Rekisterissä käsiteltävät tiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköposti
  • Osoitetiedot (postiosoite, postinumero ja postitoimipaikka)
  • Lukion nimi
  • Y-tunnus
  • Jäsenyyteen liittyviä tietoja
  • Laskutustiedot: laskutuspäivämäärä, maksun suuruus ja suorituspäivämäärä
  • Henkilön antamat erilliset suostumukset seuraaviin:
    • Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille markkinointimateriaalin lähettämistä varten
    • Rekisterinpitäjän muistiinpanoja yhdistyksen jäsenyyteen liittyen. Jäsenellä on oikeus saada tietoonsa näiden muistiinpanojen sisältö.

6. Erityiset henkilötietoryhmät

Rekisteri ei sisällä erityisiä henkilötietoryhmiä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään yhden laskutuskauden ajan sen jälkeen, kun opiskelijakunnan jäsenyys Liitossa on passivoitu. Passivoinnin syitä voivat olla eroaminen Liitosta tai laskun maksamatta jättäminen. Laskutuskausi vaihtuu vuosittain marraskuun puolessavälissä.

Henkilötietojen säilyttäminen yllä mainitun ajan aktiivisen jäsenyyden päätyttyä katsotaan olevan rekisterinpitäjän oikeutettu etu sillä perusteella, että tietoja käytetään esimerkiksi Liiton jäsenmäärien raportoinnissa.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin sisältämät tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä, jota rekisterin tiedot koskevat, on oikeus

  • Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Suomen Lukiolaisten Liiton käsittelemät henkilötiedot
  • Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • Vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun:
    • Tietojen käsittely perustuu suostumukseen
    • Tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa
    • Henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoituksia varten, joihin ne alunperin kerättiin
  • Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • Saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseinen henkilö on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Suomen Lukiolaisten Liitolle, Liitto käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
  • Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
  • Tehdä valitus valvontaviranomaiselle

10. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille rekisterinpitäjille vain siinä tapauksessa, että rekisteröity on Liiton jäseneksi liittymisen yhteydessä tai jälkikäteen antanut siihen erillisen suostumuksen.

Suomen Lukiolaisten Liitto käyttää jäsenilleen tarjoamiensa palvelujen tuottamiseksi alihankkijoita, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Suomen Lukiolaisten Liiton lukuun. Tietoja ei luovuteta alihankkijoiden omaan käyttöön. Liiton käyttämiä alihankkijoita ovat:

  • Teknisten järjestelmien, esimerkiksi taloushallinnon ohjelmien tai pilvipalvelujen tarjoajat
  • Pilvipalvelujen tarjoaja
  • Uutiskirjepalvelu
  • Tilitoimisto

11. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle

Suomen Lukiolaisten Liitto on vastuussa siitä, että jos henkilötietoja käsitellään EU-/ETA-alueen ulkopuolella, tietojen siirto perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. Luottamushenkilörekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä pilvessä, joka on rekisteröity EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, mutta joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

12. Tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Lukiolaisten Liiton järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötietojen säilyttämistä paperilla vältetään.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

13. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa. Seloste on viimeksi päivitetty 13.6.2022.

14. Ota yhteyttä!

Jos tästä tietosuojaselosteesta tai muista tietosuoja-asioista herää kysymyksiä, vastaamme mielellämme! Yhteyshenkilönä tietosuoja-asioissa toimii jäsenpalvelu- ja hallintosihteeri Ville Koivisto. Yhteydenotot tulee lähettää sähköpostilla osoitteeseen ville.koivisto@lukio.fi tai kirjallisesti osoitteeseen:

Suomen Lukiolaisten Liitto
Ville Koivisto
Töölönkatu 35 B
00260 Helsinki