Kuva-arkiston tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Yhdistys:
Suomen Lukiolaisten Liitto ry (myöhemmin tässä selosteessa “Yhdistys” tai “rekisterinpitäjä”)
Töölönkatu 35 B,
00260 Helsinki

Yhteyshenkilö:
Vilma Lappalainen
Hallintoasiantuntija
vilma.lappalainen@lukio.fi

2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään sellaisten henkilöiden tietoja, jotka ovat osallistuneet Liiton toimintaan tai lähettäneet pyynnöstä kuvia Liiton kuva-arkistoon.

3. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Rekisteri sisältää valokuvia Liiton toiminnassa mukana olleista henkilöistä. Oikeusperusteena kuvien keräämiselle ja säilyttämiselle on yhdistyksen yleinen etu ja historiatiedon kerääminen. Rekisteri voi sisältää myös kuvien lähettäjien yhteystietoja, jolloin käsittely perustuu suostumukseen.

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • Valokuvat
  • Valokuvien lähettäjän tiedot:
    • Nimi
    • Sähköposti

5. Erityiset henkilötietoryhmät
Rekisteri ei sisällä erityisiä henkilötietoryhmiä.

6. Henkilötietojen säilytysaika
Kuvia voidaan säilyttää määrittelemättömän ajan ja ne voidaan toimittaa kansallisarkistoon. Kuvien lähettäjien nimitietoja voidaan myös säilyttää määrittelemättömän ajan. Lähettäjien sähköpostiosoitteita säilytetään maksimissaan kahden vuoden ajan kuvien lähettämisestä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan kuvien lähettäjiltä.

8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus

  • Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Suomen Lukiolaisten Liiton käsittelemät henkilötiedot
  • Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • Vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun:
    • Tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa
    • Henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoituksia varten, joihin ne alunperin kerättiin
  • Saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseinen henkilö on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Suomen Lukiolaisten Liitolle, Liitto käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
  • Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi pyytämällä suoramarkkinoinnin lopettamista
  • Tehdä valitus valvontaviranomaiselle

9. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille rekisterinpitäjille vain siinä tapauksessa, että rekisteröity on henkilötietojensa antamisen yhteydessä tai jälkikäteen antanut siihen erillisen suostumuksen. Muulla rekisterinpitäjällä ei tässä yhteydessä tarkoiteta alihankkijaa, vaan tahoa, joka käyttää saamiaan henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Suomen Lukiolaisten Liitto voi käyttää henkilötietoja käsitteleviä alihankkijoita olennaisten toimintojensa toteuttamiseksi ja kuvien säilyttämisen mahdollistamiseksii. Sidosryhmärekisterin henkilötietoja voivat käsitellä:

  • Tekniset yhteistyökumppanit, kuten sähköpostipalvelimen ja pilvipalvelujen tarjoaja

10. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle
Suomen Lukiolaisten Liitto on vastuussa siitä, että jos henkilötietoja käsitellään EU-/ETA-alueen ulkopuolella, tietojen siirto perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. Kuva-arkiston tietoja voidaan käsitellä pilvessä, joka sijaitsee EU-/ETA-alueen ulkopuolella, mutta joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

11. Tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Lukiolaisten Liiton järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötietojen säilyttämistä paperilla vältetään.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

12. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa. Seloste on viimeksi päivitetty 3.9.2020

13. Ota yhteyttä!

Jos tästä tietosuojaselosteesta tai muista tietosuoja-asioista herää kysymyksiä, vastaamme mielellämme! Yhteydenotot tulee lähettää sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@lukio.fi tai kirjallisesti osoitteeseen:

Tietosuojayhteyshenkilö
Suomen Lukiolaisten Liitto
Töölönkatu 35 B
00260 Helsinki