Sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Yhdistys:
Suomen Lukiolaisten Liitto ry
Töölönkatu 35 B, 00260 Helsinki

Yhteyshenkilö:
Ville Koivisto
Jäsenpalvelu- ja hallintosihteeri
ville.koivisto@lukio.fi

2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään sellaisten henkilöiden tietoja, jotka työskentelevät tai toimivat Suomen Lukiolaisten Liiton sidosryhmien palveluksessa. Rekisteri voi rajoitetun ajan sisältää myös sellaisten henkilöiden tietoja, jotka ovat aiemmin työskennelleet tai toimineet Suomen Lukiolaisten Liiton sidosryhmien palveluksessa.

3. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Rekisteriin kerätään vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen Liiton toiminnan harjoittamista varten. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Liiton sidosryhmäviestinnän ylläpitäminen eli tiedotteiden, kannanottojen, kutsujen ja vastaavien lähettäminen. Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä soveltuvilta osin rekisteröidyn suostumukseen. Suostumus voi olla oikeusperusteena silloin, kun tiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä itseltään.

4. Käsiteltävät/rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Nimi
• Titteli tai toimenkuva
• Organisaatio
• Organisaation yleinen sähköpostiosoite tai henkilön työsähköpostiosoite
• Mahdolliset tapahtumailmoittautumiseen liittyvät lisätiedot (esim. ruokavalio). Tapahtumasidonnaisia tietoja säilytetään vain tapahtuman järjestämiseen vaadittavan ajan.

5. Henkilötietojen säilytysaika
Tieto olennaisten sidosryhmien yhteyshenkilöistä on Liiton toiminnalle ja vaikuttavuudelle elintärkeää. Tämän vuoksi yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään rekisterissä toistaiseksi perustuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisterin sisältämien tietojen ajantasaisuus tarkistetaan vuosittain ja tällöin poistetaan sellaisten henkilöiden tiedot, joiden ei enää katsota kuuluvan Liitolle olennaisiin sidosryhmiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan Liiton normaalin toiminnan ohessa yleisesti saatavilla olevista lähteistä tai rekisteröidyiltä itseltään. Rekisteri voi myös sisältää rekisterinpitäjän omia merkintöjä rekisteröidyistä.

7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus

• Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Suomen Lukiolaisten Liiton käsittelemät henkilötiedot
• Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• Vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun:
  • Tietojen käsittely perustuu suostumukseen
  • Tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa
  • Henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoituksia varten, joihin ne alunperin kerättiin
• Saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseinen henkilö on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Suomen Lukiolaisten Liitolle, Liitto käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
• Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi pyytämällä suoramarkkinoinnin lopettamista
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle

8. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille rekisterinpitäjille vain siinä tapauksessa, että rekisteröity on henkilötietojensa antamisen yhteydessä tai jälkikäteen antanut siihen erillisen suostumuksen. Muulla rekisterinpitäjällä ei tässä yhteydessä tarkoiteta alihankkijaa, vaan tahoa, joka käyttää saamiaan henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Suomen Lukiolaisten Liitto voi käyttää henkilötietoja käsitteleviä alihankkijoita olennaisten toimintojensa toteuttamiseksi ja Liiton ja sen sidosryhmien välisen yhteydenpidon mahdollistamiseksi. Luottamushenkilörekisterin henkilötietoja voivat käsitellä

• Suomen Lukiolaisten Liiton käyttämä tiedotepalvelu
• Muut tekniset yhteistyökumppanit, kuten sähköpostipalvelimen ja pilvipalvelujen tarjoaja

9. Tietojen siirtäminen EU-/ETA-alueen ulkopuolelle
Suomen Lukiolaisten Liitto on vastuussa siitä, että jos henkilötietoja käsitellään EU-/ETA-alueen ulkopuolella, tietojen siirto perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. Luottamushenkilörekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä pilvessä, joka sijaitsee EU-/ETA-alueen ulkopuolella, mutta joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

10. Tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Lukiolaisten Liiton järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötietojen säilyttämistä paperilla vältetään.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

11. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa. Seloste on viimeksi päivitetty 27.3.2019.

12. Ota yhteyttä!

Jos tästä tietosuojaselosteesta tai muista tietosuoja-asioista herää kysymyksiä, vastaamme mielellämme! Yhteydenotot tulee lähettää sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@lukio.fi tai kirjallisesti osoitteeseen:

Tietosuojayhteyshenkilö
Suomen Lukiolaisten Liitto
Töölönkatu 35 B
00260 Helsinki