Tapahtumarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
2. Rekisteröidyt
3. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
4. Käsiteltävät/rekisteriin tallennettavat tiedot
5. Erityiset henkilötietoryhmät
6. Henkilötietojen säilytysaika
7. Säännönmukaiset tietolähteet
8. Rekisteröidyn oikeudet
9. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen
10. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle
11. Tietoturva
12. Tietosuojaselosteen päivittäminen
13. Ota yhteyttä!

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Yhdistys:
Suomen Lukiolaisten Liitto ry (myöhemmin tässä selosteessa “Yhdistys” tai “rekisterinpitäjä”)
Töölönkatu 35 B,
00260 Helsinki

Yhteyshenkilö:
Aleksi Airaksinen
Jäsenpalvelu- ja tapahtumasihteeri
aleksi.airaksinen@lukio.fi
044 051 9521

2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään rekisterinpitäjän järjestämille tapahtumille ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja.

3. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään tapahtuman sujuvan ja turvallisen järjestämisen sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon mahdollistamiseksi. Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen sekä soveltuvilta osin rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin.

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Osoite
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Syntymäaika
  • Lukion nimi
  • Vuosikurssi
  • Erityisruokavalio ja allergiat
  • Lääkitystä vaativat sairaudet
  • Erityistarpeet tapahtumaa koskien (esim. esteettömyys)
  • Vanhemman/lähiomaisen yhteystiedot
  • Tieto siitä, onko henkilö piiriyhdistyksen jäsen
  • Tapahtumaosallistumiseen liittyviä tietoja, esimerkiksi
    • Mihin tapahtumaan henkilö osallistuu ja milloin
    • Majoitustietoja: esimerkiksi huonekaveritoiveet
    • Kulkemiseen liittyviä tietoja: esimerkiksi osallistuuko henkilö yhteiskuljetukseen
    • Maksamiseen liittyviä tietoja: esimerkiksi maksajan nimi, maksun suuruus ja suorituspäivämäärä
    • Rekisterinpitäjän tekemiä, tapahtumaan liittyviä huomioita
  • Rekisteröidyn itse antamat muut tiedot, esimerkiksi terveiset järjestäjille

5. Erityiset henkilötietoryhmät
Rekisteriin voidaan tallentaa rekisteröidyn terveyteen liittyviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä tapahtuman järjestämistä varten. Tietoa rekisteröidyn allergioista ja lääkitystä vaativista sairauksista kerätään, jotta rekisteröidylle osataan tarvittaessa tapahtuman aikana antaa asianmukaista hoitoa.

6. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Maksuttomien tapahtumien osallistujien henkilötiedot poistetaan viimeistään 90 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä.

Maksullisten tapahtumien osallistujien tiedot poistetaan nimi- ja yhteystietoja lukuunottamatta 90 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä. Osallistujien nimet ja yhteystiedot sekä mahdollinen muu kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuuden vuoden ajan sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus

  • Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot
  • Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • Vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun:
    • Tietojen käsittely perustuu suostumukseen
    • Tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa
    • Henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoituksia varten joihin ne alunperin kerättiin
  • Saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (tietyin edellytyksin)
  • Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi pyytämällä suoramarkkinoinnin lopettamista
  • Tehdä valitus valvontaviranomaiselle

9. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille rekisterinpitäjille vain siinä tapauksessa, että rekisteröity on antanut siihen erillisen suostumuksensa. Muulla rekisterinpitäjällä tarkoitetaan tässä kohdassa tahoa, jolla on oikeus käyttää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Suomen Lukiolaisten Liitto ry voi käyttää henkilötietoja käsitteleviä alihankkijoita sen ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoa rekisterinpitäjän lukuun eivätkä voi käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa. Tapahtumarekisterin henkilötietoja voivat käsitellä

  • Teknisten järjestelmien, esimerkiksi taloushallinnon ohjelmien tai pilvipalvelujen tarjoajat
  • Tilitoimisto
  • Posti
  • Tapahtuman järjestämiseen liittyvät alihankkijat, kuten
    • Majoituspaikka
    • Kuljetusyritys

10. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että jos henkilötietoja käsitellään EU-/ETA-alueen ulkopuolella, tietojen siirto noudattaa aina voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. Tapahtumarekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä pilvipalvelussa, joka sijaitsee EU-/ETA-alueen ulkopuolella, mutta joka on sitoutunut noudattamaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

11. Tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja luottamustoimensa tai työnkuvansa hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötietojen säilyttämistä paperilla vältetään.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

12. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa. Seloste on viimeksi päivitetty 19.9.2018.

13. Ota yhteyttä!
Jos tästä tietosuojaselosteesta tai muista tietosuoja-asioista herää kysymyksiä, vastaamme mielellämme! Yhteyshenkilönä tietosuoja-asioissa toimii jäsenpalvelu- ja tapahtumasihteeri Aleksi Airaksinen. Yhteydenotot tulee lähettää sähköpostilla osoitteeseen aleksi.airaksinen@lukio.fi tai kirjallisesti osoitteeseen:

Suomen Lukiolaisten Liitto
Aleksi Airaksinen
Töölönkatu 35 B
00260 Helsinki