Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi
2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
3. Rekisteröidyt
4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
5. Käsiteltävät/rekisteriin tallennettavat tiedot
6. Erityiset henkilötietoryhmät
7. Henkilötietojen säilytysaika
8. Säännönmukaiset tietolähteet
9. Rekisteröidyn oikeudet
10. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen
11. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle
12. Tietoturva
13. Tietosuojaselosteen päivittäminen
14. Ota yhteyttä!

1. Rekisterin nimi
Suomen Lukiolaisten Liitto ry:n rekrytointirekisteri

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Suomen Lukiolaisten Liitto ry (0934094–1)
(myöhemmin tässä selosteessa myös “Liitto” tai “rekisterinpitäjä”)
Töölönkatu 35 B, 00260 Helsinki

3. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään sellaisten henkilöiden tietoja, jotka ovat hakeneet Suomen Lukiolaisten Liitolle töihin tai toimeksiantoon.

Kyseisiin työtehtäviin valittujen henkilöiden tiedot siirtyvät työsopimuksen tai vastaavan sopimuksen tekemisen yhteydessä osaksi henkilöstörekisteriä.

Luottamustoimiin hakeneiden ja valittujen henkilöiden tiedot ovat osa Liiton luottamushenkilörekisteriä. Lue tietosuojaseloste täältä.

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Rekisterin tietoja käytetään uusien työntekijöiden rekrytoinnin toteuttamiseen sekä rekrytointiprosessin arviointiin ja kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvotteisiin, sopimukseen, rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja soveltuvilta osin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

5. Käsiteltävät/rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Yhteystiedot ja osoitetiedot
  • Kuva
  • Rekisteröidyn itsensä ilmoittamia tietoja työnhakuun liittyen, esimerkiksi
    • Työ- ja vapaaehtoiskokemus
    • Koulutustausta
    • Luottamustoimet
    • Muita tietoja hakuprosessiin liittyen, esimerkiksi tietoja työnhakijan kiinnostuksenkohteista ja motivaatiosta
  • Rekisterinpitäjän merkintöjä työnhakijasta ja hakuprosessista

6. Erityiset henkilötietoryhmät
Rekisteri ei pääsääntöisesti sisällä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa henkilötietoa, kuten tietoa rekisteröidyn terveydentilasta tai ammattiliiton jäsenyydestä. Rekisteri voi sisältää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa tietoa ainoastaan silloin, kun työnhakija on omasta halustaan ilmoittanut kyseisen tiedon.

7. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin sisältämiä tietoja säilytetään rekrytointiprosessin loppuun saattamiseen asti perustuen työnhakijan ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen.

Rekrytointiprosessin päätyttyä tietoja voidaan säilyttää sen vuoden loppuun saakka, jolloin rekrytointiprosessin päättymisestä on kulunut kolme vuotta. Tietoja säilytetään, jotta työnhakijoihin voidaan ottaa yhteyttä myöhempien rekrytointien yhteydessä. Tietojen säilyttäminen perustuu tässä tapauksessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti työnhakijalta itseltään. Jos rekisterinpitäjä kerää tietoja muualta, tähän pyydetään työnhakijan erillinen suostumus. Siviilipalvelushenkilöksi hakevien tiedot saadaan osittain siviilipalvelusrekisteri Sivariwebistä.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeuksia määrittävät ja rajoittavat sekä EU:n yleinen tietosuoja-asetus että kansallinen laki yksityisyyden suojasta työelämässä. Näiden lakien puitteissa rekisteröidyllä on oikeus

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Suomen Lukiolaisten Liiton käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista silloin, kun:
    • tietojen käsittely perustuu suostumukseen
    • tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa
    • henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoituksia varten, joihin ne alunperin kerättiin
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseinen henkilö on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Suomen Lukiolaisten Liitolle, Liitto käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja;
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

10. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille rekisterinpitäjille vain siinä tapauksessa, että rekisteröity on henkilötietojensa antamisen yhteydessä tai jälkikäteen antanut siihen erillisen suostumuksen. Muulla rekisterinpitäjällä ei tässä yhteydessä tarkoiteta alihankkijaa, vaan tahoa, joka käyttää saamiaan henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa. Siviilipalvelushenkilöksi hakevat henkilöt hyväksyvät siivilipalvelusrekisteri Sivariwebiin kirjautuessaan sen, että Liitto ja Sivariweb käsittelevät heidän tietojaan.’

Suomen Lukiolaisten Liitto voi käyttää henkilötietoja käsitteleviä alihankkijoita rekrytoinnin ja siihen liittyvien toimintojen toteuttamiseksi. Rekrytointirekisterin henkilötietoja voivat käsitellä Liiton tekniset yhteistyökumppanit, kuten pilvipalvelun tarjoaja ja rekrytointikanavien ylläpitäjät.

11. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle
Suomen Lukiolaisten Liitto on vastuussa siitä, että jos henkilötietoja käsitellään EU-/ETA-alueen ulkopuolella, tietojen siirto perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. Rekrytointirekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä pilvessä, joka on rekisteröity EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, mutta joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

12. Tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Lukiolaisten Liiton järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötietoja säilytetään pääasiassa digitaalisessa muodossa. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

13. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa. Seloste on viimeksi päivitetty 6.6.2018.

14. Ota yhteyttä!
Tietosuojaan liittyvissä pyynnöissä, kysymyksissä tai muissa yhteydenotoissa yhteyshenkilönä toimii Suomen Lukiolaisten Liiton jäsenpalvelu- ja hallintosihteeri Vilma Lappalainen. Yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen vilma.lappalainen@lukio.fi tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Lukiolaisten Liitto
Vilma Lappalainen
Töölönkatu 35 B
00260 Helsinki