Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi
2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
3. Rekisteröidyt
4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
5. Käsiteltävät/rekisteriin tallennettavat tiedot
6. Erityiset henkilötietoryhmät
7. Henkilötietojen säilytysaika
8. Säännönmukaiset tietolähteet
9. Rekisteröidyn oikeudet
10. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen
11. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle
12. Tietoturva
13. Tietosuojaselosteen päivittäminen
14. Ota yhteyttä!

 

1. Rekisterin nimi

Suomen Lukiolaisten Liiton jäsenrekisteri

 

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä
Suomen Lukiolaisten Liitto ry (0934094–1)
Töölönkatu 35 B, 00260 Helsinki

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Aleksi Airaksinen
Jäsenpalvelu- ja tapahtumasihteeri
aleksi.airaksinen@lukio.fi
044 051 9521

 

3. Rekisteröidyt

Rekisteri sisältää Suomen Lukiolaisten Liiton jäseneksi liittyneiden ja jäsenyyttä hakeneiden henkilöiden tietoja.

 

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu Suomen Lukiolaisten Liiton lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa Suomen Lukiolaisten Liiton ja sen jäsenen välisen sopimuksen täytäntöönpanoon tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (lisätietoa viimeisimmästä kohdassa 7. Henkilötietojen säilytysaika).

Tietoja käytetään Liiton palvelujen tarjoamiseksi jäsenelle; näitä palveluja ovat esimerkiksi erilaiset uutiskirjeet, Lukiolaisten oma aikakauslehti Improbatur sekä äänioikeus Suomen Lukiolaisten Liiton liittokokouksessa.

Tietoja luovutetaan markkinointitarkoituksiin ja muille rekisterinpitäjille ainoastaan silloin, jos rekisteröity on Liiton jäseneksi liittymisen yhteydessä tai jälkikäteen antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa. Suostumuksen antaneille jäsenille lähetettävä markkinointimateriaali on Liiton toimialaan liittyvää ja lukiolaisille relevanttia.

 

5. Rekisterissä käsiteltävät tiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • Nimi, puhelinnumero ja sähköposti
  • Postiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • Tietoja henkilön lukiosta: lukion nimi, aloittamisvuosi lukiossa
  • Syntymäaika ja henkilötunnus
  • Jäsenyyteen ja opiskelijakorttiin liittyviä tietoja
    • Laskutustiedot: laskutuspäivämäärä, maksun suuruus ja suorituspäivämäärä
    • Opiskelijakortin ja sen oheistuotteiden tilaustiedot: tilauspäivämäärä, tilausväylä, postituspäivämäärä, ominaisuudet
    • Mistä opiskelija on kuullut Suomen Lukiolaisten Liitosta ja mikä sai hänet liittymään Liittoon
    • Henkilön itse lähettämiä tiedostoja: kasvokuva, opiskelijatodistus
    • Onko henkilö tilannut tavallisen SLL-opiskelijakortin vai kansainvälisen SLL-ISIC-yhdistelmäkortin
  • Henkilön antamat erilliset suostumukset seuraaviin:
    • Tietojen luovuttaminen Jolla-opiskelijarekisteriin
    • Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille markkinointimateriaalin lähettämistä varten
  • Rekisterinpitäjän muistiinpanoja henkilön jäsenyyteen liittyen. Jäsenellä on oikeus saada tietoonsa näiden muistiinpanojen sisältö.

 

6. Erityiset henkilötietoryhmät

Rekisteri ei sisällä erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten tietoja henkilön terveystilasta.

 

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään yhden laskutuskauden ajan sen jälkeen, kun henkilön jäsenyys Liitossa on passivoitu. Passivoinnin syitä voivat olla eroaminen Liitosta, laskun maksamatta jättäminen tai oletetun opiskeluajan (pääsääntöisesti 3 vuotta) päättyminen. Laskutuskausi vaihtuu vuosittain kesäkuun puolessavälissä.

Henkilötietojen säilyttäminen yllä mainitun ajan aktiivisen jäsenyyden päätyttyä katsotaan olevan rekisterinpitäjän oikeutettu etu sillä perusteella, että tietoja käytetään esimerkiksi Liiton jäsenmäärien raportoinnissa.

 

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin sisältämät tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään sekä tietyiltä osin Suomen Lukiolaisten Liiton käyttämiltä alihankkijoilta. Alihankkijoilta saatavat tiedot ovat esimerkiksi opiskelijakortin painamiseen tai postittamiseen liittyviä tietoja tai kansainväliseen opiskelijakorttilisenssiin liittyviä tietoja, kuten kansainvälisen opiskelijakortin numero.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä, jota rekisterin tiedot koskevat, on oikeus

  • Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Suomen Lukiolaisten Liiton käsittelemät henkilötiedot
  • Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • Vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun:
    • Tietojen käsittely perustuu suostumukseen
    • Tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa
    • Henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoituksia varten, joihin ne alunperin kerättiin
  • Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • Saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että kyseinen henkilö on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Suomen Lukiolaisten Liitolle, Liitto käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
  • Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi pyytämällä suoramarkkinoinnin lopettamista
  • Tehdä valitus valvontaviranomaiselle

 

10. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille rekisterinpitäjille vain siinä tapauksessa, että rekisteröity on Liiton jäseneksi liittymisen yhteydessä tai jälkikäteen antanut siihen erillisen suostumuksen. Rekisterinpitäjiä, joille Suomen Lukiolaisten Liitto voi suostumuksen nojalla luovuttaa tietoja ovat:

  • Opiskelijarekisteri JOLLA Oy. Tietoja luovutetaan, jotta rekisteröity voi ottaa käyttöönsä digitaalisen opiskelijakortin.
  • Jatko-opiskeluun liittyviä materiaaleja tuottavat yhteistyökumppanit.

Suomen Lukiolaisten Liitto käyttää jäsenilleen tarjoamiensa palvelujen tuottamiseksi alihankkijoita, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Suomen Lukiolaisten Liiton lukuun. Tietoja ei luovuteta alihankkijoiden omaan käyttöön. Liiton käyttämiä alihankkijoita ovat:

  • Opiskelijakorttien tuotannosta ja paperisten liittymislomakkeiden tallentamisesta vastaava yritys
  • Koulukuvausyritykset, joiden kautta voi liittyä Liiton jäseneksi
  • Maksuliikenteen toteuttaja
  • Jäsenrekisterin teknisestä ylläpidosta vastaava yritys
  • Lukuvuositarrojen postiin viemisestä vastaava yritys
  • Posti
  • Improbatur-aikakauslehden painotalo
  • Pilvipalvelujen tarjoaja
  • Uutiskirjepalvelu

 

11. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle

Suomen Lukiolaisten Liitto on vastuussa siitä, että jos henkilötietoja käsitellään EU-/ETA-alueen ulkopuolella, tietojen siirto perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. Luottamushenkilörekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä pilvessä, joka on rekisteröity EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, mutta joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

 

12. Tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Lukiolaisten Liiton järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötietojen säilyttämistä paperilla vältetään.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

 

13. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa. Seloste on viimeksi päivitetty 19.9.2018.

 

14. Ota yhteyttä!

Jos tästä tietosuojaselosteesta tai muista tietosuoja-asioista herää kysymyksiä, vastaamme mielellämme! Yhteyshenkilönä tietosuoja-asioissa toimii jäsenpalvelu- ja tapahtumasihteeri Aleksi Airaksinen. Yhteydenotot tulee lähettää sähköpostilla osoitteeseen aleksi.airaksinen@lukio.fi tai kirjallisesti osoitteeseen:

Suomen Lukiolaisten Liitto
Aleksi Airaksinen
Töölönkatu 35 B
00260 Helsinki